9 dicas para te ajudar a fazer uma Assembleia Virtual

Como sabemos em meio a pandemia cresceu a demanda e a necessidade de assembleias virtuais, principalmente para respeitar a Lei 10.406/2002 que prevê a obrigatoriedade de assembleia de prestação de contas, uma vez ao ano e quando exigido. Da mesma forma que é exigido o orçamento das despesas e contribuições, assim como a eleição do substituto ao cargo de síndico e eventuais alterações no regimento interno. Sendo maior a preocupação sobre a eleição ou reeleição do síndico e membros do corpo diretivo do condomínio, dado que deve ser feita em no máximo a cada dois anos, sendo que quando não é feita dificulta a gestão do condomínio perante terceiros, como bancos e prestadores de serviço, necessitando de prorrogação até que seja feita a nova assembleia.

Pensando nessa obrigatoriedade e na aglomeração causada por uma eventual assembleia física feita para abordar determinados temas e/ou seguir a lei, o governo anunciou a Lei 14010 de caráter transitório enquanto a pandemia de COVID-19 se estende no Brasil, que possui validade até o dia 30 de outubro de 2020, podendo ser prorrogada. Nos artigos que tratam a questão, prevêem que as assembleias, assim como sua votação poderão ocorrer exclusivamente em ambiente virtual e a obrigatoriedade das prestação de contas mesmo durante esse período.

Pensando nas vantagens que esse modelo pode ter, estão a maior adesão a assembleia, por conta de pessoas que estão em outras cidades poderem participar, assim como ter menos constrangimento por parte de condôminos se expressarem por não estarem cara a cara e ter uma melhor mediação da conversa por parte do síndico. E entre as desvantagens estão a falta de imersão, por conta das distrações que podem haver, dificuldades com plataformas, dependência da qualidade da internet e o preconceito com o tipo de reunião. 

Pensando nas dificuldades e em como auxiliar a melhorar possíveis desvantagens, elaboramos 9 dicas para auxiliar nesse processo.

1) Como convocar uma assembleia de maneira legal

Assim como uma assembleia presencial, deve haver uma convocação com o mesmo prazo de antecedência estipulado por Convenção ou em um prazo razoável, para melhor organização de todos. Indicando nesta convocação por qual ambiente virtual será realizada, como utilizar a plataforma, a pauta a ser votada, a plataforma de votação assim como login e senha individual dessa plataforma que dará validade ao processo,  qual será o protocolo adotado e qualquer outro detalhe que possa causar dúvidas em relação ao ambiente virtual como apuração e registro. 

2) Como explicar e engajar os condôminos a comparecer a uma assembleia virtual

Em meio a pandemia, a adesão a ferramentas digitais passou a ser mais comum em pessoas que não tinham esse costume e por isso fica um pouco mais fácil a adaptação ao meio digital. Uma forma para essa maior adesão é colocar todos os benefícios e a importância que esse meio tem e como é fácil utilizá-lo, colocando passo a passo de como fazer cada parte do processo, desde abaixar o aplicativo até desligá-lo, tendo assim como até a pessoa mais de idade conseguir utilizar e entendendo a importância de utilizar tal forma de fazer a assembleia. Uma dica legal aqui é até apontar que existe uma lei que obriga e ampara a assembleias que eles vão participar.

3) Fóruns para discussão 

Já existiam plataformas pagas especializadas nesse tipo de assembleia anteriormente a pandemia, sendo uma prática não tão aderida por conta de não haver um amparo legal específico para ser seguido nesse caso. Essas plataformas acabaram ganhando muita aderência nesse período, tanto por conta da quarentena como pelo novo amparo legal que se tem.

Sendo em sua maioria plataformas que possuem um fórum e um local de votação para que seja discutido o tema proposto pelo tempo designado e acordado anteriormente, após essa discussão é feita a votação da mesma maneira, tendo um tempo para que ela aconteça. Algumas dessas plataformas já emitem atas com o conteúdo que foi discutido, mesmo não sendo obrigatório em todas as convenções, porém é algo para ficar atento pois pode ser que sua convenção peça. O recomendado é que assembleias de votação tenham essa ata para evitar-se problemas com terceiros como bancos e servidores. Além de poder ser disponibilizado todos os materiais para embasamento sobre o conteúdo da pauta, como vídeos e textos relacionados ao tema.

Entre essas plataformas a Kiper Tecnologia disponibilizou sua plataforma de assembleias virtuais de uma forma totalmente gratuita, sendo uma ótima opção e uma das poucas que fizeram isso no mercado. Outros exemplos de plataformas que fazem esse serviço porém de forma paga são a Winker, Super Lógica, Athos, Vote Condominio e ADC. 

4) Ferramentas para Videoconferência

Outra alternativa para a realização das assembleias virtuais são as plataformas de vídeo chamada. Separamos as duas mais comuns para falar um pouco mais a respeito, mas existem várias plataformas nesse estilo que podem ser utilizadas. Elas são ideais para vermos os outros condôminos para criar um ambiente um pouco mais realístico e acelerar um pouco o tempo de discussão da conversa, visto que seria mais aproximado ao tempo de duração de uma assembleia presencial.

Hangouts: O aplicativo que faz videochamadas e possui uma interface simples e de fácil utilização, permitindo o bate-papo em vídeo. Dá para adicionar os contatos nas videoconferências pelo nome, por e-mail ou via link compartilhado. Ademais, você pode enviar mensagens de texto em um chat disponibilizado durante a videochamada, além de poder gravar a reunião que fica salvo no email da pessoa que criar a chamada. O Hangouts está disponível para Android e iPhone (iOS) gratuitamente e sua funcionalidade se estende a computadores por acesso via navegador.

Zoom: Já essa plataforma, o Zoom Cloud Meetings permite videoconferências também, onde os participantes podem ser convidados por e-mail, por SMS e pelas redes sociais. Durante as chamadas, a ferramenta permite o compartilhamento de arquivos, de textos e de apresentações, tudo isso hospedado em nuvem. Um recurso bastante útil do aplicativo de vídeo é o de compartilhamento da tela. O anfitrião da chamada também pode “bloquear o compartilhamento de tela” dos outros participantes, de modo a focar em um assunto específico durante as reuniões online. Está disponível para Android e iPhone (iOS) gratuitamente também. 

5) Votação válida legalmente 

É importante tomar alguns cuidados para a votação ser feita de maneira correta, para isso recomenda-se a fazer uso da certificação digital, para que cada morador tenha uma assinatura eletrônica. Esse recurso, além de garantir maior segurança contra o risco de ocorrer fraudes, proporciona maior autenticidade dos votos. A assinatura eletrônica garantirá segurança e trará um melhor respaldo. 

Existem quatro formas de fazer essa votação:

• Por meio dos aplicativos integrados que fazem todo o processo como os citados anteriormente no tópico Fóruns para discussão, normalmente esses aplicativos dão a opção de gerar uma procuração virtual ou votar utilizando um certificado digital, caso possua um.
• Por proxy voting (procuração). Onde através do aplicativo mais comum, como por exemplo o Google Forms, onde o morador pode selecionar se é a favor ou contra determinada pauta. E para ter validade legal, os votos são impressos e entregues a um procurador para sejam contabilizados. Isso evita distorções no resultado e garante a integridade da assembleia.
• Por votação presencial.
• Em sites especializados em votações online, como é o caso da plataforma VOTOONLINE, sendo que é uma plataforma paga mas tem todo o amparo judicial da legitimidade da votação.
  
  

6) Lista de assinatura, é necessário?

A nova lei foi omissa quanto à questão de lista de presença, então seguindo a ótica do Código Civil, os sistemas de votações virtuais deverão registrar a presença, mediante senha de acesso e ou gravação da assembleia e controlar os votos. As atas são dispensadas de registro, sendo necessárias apenas para dar publicidade e gerar efeitos contras terceiros. As assinaturas dos presentes será feita por meio de reconhecimento do seu acesso voto no meio acordado previamente será levada a registro na ata, tanto o seu voto quanto a sua presença. 

7) Como baixar as plataformas

Cada plataforma citada aqui tem o seu próprio tutorial mas no geral elas apresentam um aplicativo e um portal, onde tem indicações de como funciona, o que ela abrange e o que não. Preste atenção nessas indicações.

8) Como facilitar o momento de discussão

A principal dica para facilitar essa discussão é apoiar que todos deem sua opinião e adicionar comentários que chequem o seu entendimento da afirmação de um participante ou peça-lhe para clarificar o que ele está dizendo e que busque entender a opinião de todos que estão presentes. Deixando bem claro que todos os pontos levantados são ótimos pontos. Defina anteriormente as pautas que serão discutidas e se houver algum outro assunto puxado que não seja aqueles da pauta, deve-se interferir de uma forma educada e falar que vai anotar, para que forme a pauta da próxima assembleia. Além de mandar materiais que abordem os temas, principalmente os mais polêmicos, antes da reunião a fim do debate ser mais proveitoso. Estipular um tempo para cada pauta, deixar a conversa mais visual e estipular de que forma será feita essa discussão só tem a acrescentar, informe o tempo previsto antes de iniciar, assim todos saberão o horário previsto e o modo pensado para chegar no objetivo, na decisão. 

9) Boas práticas em videochamada

Algumas ações podem deixar o ambiente mais confortável. Elas são:

• Ligue a câmera, com uma roupa e posição adequada para o momento, assim seus vizinhos podem te enxergar e ser algo mais realista, além de ser bem melhor do que ficar falando sozinha com um aparelho.
• Desligue o seu som quando não estiver falando, assim evita atrapalhar a fala do outro, tanto por qualquer barulho adverso ou por problemas técnicos, como por exemplo dar eco.
• Faça um combinado de colocarem números no chat, assim cada um só pode falar na sua vez, seguindo os números, sem atrapalhar ou desrespeitar quem está falando, além de criar um ambiente onde todos têm a oportunidade de falar.
• Use o chat e a conversa, de uma maneira geral, apenas para falar do assunto discutido e respeitando a ordem de fala.
  
  

Agora você já sabe como fazer a sua assembleia virtual de maneira fácil. Veja como o EPEC está lidando com a pandemia. E se quiser saber mais sobre a Lei 14.010 de 2020, que permite assembleias puramente virtuais, clique aqui. Qualquer dúvida entre em contato conosco

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